Программа "Электронный
секретарь"
для Windows 95
Содержание
1. Назначение программы
1.1 Основные функции
программы
1.1.1 Ведение баз данных
входящих и исходящих звонков
1.1.2 Ведение записной
книжки
1.1.3 Цифровой автоответчик
1.1.4 Автоматическая запись
разговоров
1.1.5 Планировщик дел и
телефонных звонков
1.1.6 Использование больших
баз данных по абонентам
1.1.7 Документирование
содержимого записной книжки и баз данных по
поступившим и исходящим звонкам
1.1.8 Автодозвон по списку
2. Установка и удаление
программы
2.1 Требования к аппаратным
средствам компьютера
2.2 Проверка
последовательного порта
2.3 Установка
2.4 Удаление
3. Подключение
обслуживаемого устройства
4. Запуск программы
5. Завершение программы
6. Возможные трудности
7. Работа с программой
7.1 Запись/воспроизведение
звука
7.2 Меню
7.2.1 Меню “Файл”
Конвертор телефонных баз
данных
Загрузка данных
Сохранение данных
Печать
Выход
7.2.2 Меню “Телефоны”
Записная книжка
Вкладка “Абонент”
Вкладка “Фото”
Вкладка “Разное”
Вкладка “Личное”
Вкладка “Устройство”
Поиск записи в записной
книжке
Клавиши быстрого вызова
“Входящие звонки” и
“Исходящие звонки”
Клавиши быстрого вызова
Дозвон по списку
7.2.3 Меню “Сервис”
Автоответчик
Автоматическая запись
Ближайшие события
Тестирование связи с
устройством
Параметры устройства
Параметры программы
7.2.4 Меню “?”
Справка
О программе
7.3 Кнопки панели
инструментов основного окна программы
7.4 Вкладка “Телефон”
7.4.1 Ввод телефонного
номера
7.4.2 Определение
телефонных номеров быстрого набора
7.5 Вкладка “События”
7.6 Вкладка “Справочник”
Приложение 1. Форматы
файлов, импортируемых программой в справочники
- Назначение
программы
Программа предназначена для управления рядом
устройств с автоматическим определением номера
звонящего абонента, выпускаемых фирмой:
- телефоном “Phone MASTER Gamma”,
- телефонной приставкой
“Expert+”,
- телефонной приставкой
“Expert-PC”.
Для получения дополнительной информации об
этих устройствах, а также о других изделиях
фирмы, вы можете создать у себя на жёстком диске
папку (каталог), распаковать в нём файл
ts.zip, который находится на дискете №3
дистрибутива программы, открыть с помощью любого
Интернет-браузера (Internet Explorer или Netscape Navigator) в
каталоге файл index.htm.
Перечисленные устройства
совместно с программой образуют
программно-аппаратный комплекс “Электронный
секретарь”. Этот комплекс по сравнению с другими
аналогичными, представленными на рынке обладают
преимуществом автономности, так как устройства
фирмы-изготовителя сохраняют информацию о
входящих и исходящих звонках и при выключенном
компьютере. При запуске программы эта информация
считывается в базы данных на компьютере.
Дополнительно для
понимания работы программы необходимо изучить
инструкцию по эксплуатации на устройство, с
которым вы собираетесь её использовать. Вы также
должны обладать навыками работы в среде
операционной системы Windows 95.
Программно-аппаратный
комплекс “Электронный секретарь”, является
представителем нового направления в технологии
обработки информации, получившего название
компьютерной телефонии. Технология компьютерной
телефонии является современным и перспективным
средством доступа к информации и обеспечивает
удобный для человека визуальный и голосовой
интерфейс. “Электронный секретарь” работает
под управлением операционных систем Windows 95 фирмы
Microsoft.
Программа
обеспечивает регистрацию входящих и исходящих
звонков в базах данных практически
неограниченного размера, работу в режимах
цифрового автоответчика и регистратора
телефонных переговоров. Размер баз данных и
суммарная длительность хранимых телефонных
разговоров определяется только ёмкостью вашего
жёсткого диска. Обеспечивается поиск информации
в базах данных по различным критериям. Реальным
значением длительности записанных разговоров
являются сотни часов. Дополнительные
возможности предоставляет входящий в состав
программы планировщик дел и телефонных звонков.
Планировщик вовремя напомнит вам о
необходимости позвонить определённому абоненту,
о запланированной встрече, о дне рождения ваших
друзей и сослуживцев и т. д. Программа позволяет
подключать базы данных по абонентам, имеющие
практически неограниченный размер, например,
полную телефонную книгу по городу (даже по такому
мегаполису, как Москва). Это может быть
чрезвычайно полезно при использовании в
справочно-информационных, аварийных и
диспетчерских службах, в милиции. Практически
мгновенное получение сведений об абоненте в этом
случае позволит исключить ошибки при принятии
решений. Дополнительно программа автоматически
документирует информацию о каждом обращении в
диспетчерскую службу. Благодаря этому
появляется возможность статистического анализа
обращений по различным критериям и получения отчётов о работе службы
за различные временные интервалы. Программа
также снабжена электронным справочником по
кодам междугородной и международной связи с
возможностью поиска по названию населённого
пункта или по его междугородному коду. Теперь вам
не потребуется искать телефонный справочник,
чтобы позвонить в другой город — он будет всегда
у вас под рукой. Решение обратной задачи —
определение названия населённого пункта по его
коду в счёте на междугородные телефонные
переговоры, также не составит для вас большого
труда. Для всех используемых баз данных
программа обеспечивает поиск информации по
заданным критериям или группам критериев.
Обслуживаемые программой
устройства подключаются к последовательному
порту компьютера с 25-контактным разъёмом. Если у
Вашего компьютера последовательные порты
снабжены только 9-контактными разъёмами, то
необходимо приобрести стандартный переходник
9-контактная розетка — 25-контактная вилка.
Фирма-изготовитель
работает над улучшением программы и расширением
доступных функций. Файлы для обновления версии
программы вы можете приобрести
непосредственно в офисе фирмы или у дилеров.
Для оптовых заказчиков
возможно также выполнение работы по доработке
программы под их специальные требования.
- Основные
функции программы
- Ведение баз
данных входящих и исходящих звонков
Программа автоматически
ведёт базы данных входящих и исходящих звонков.
Размер баз данных ограничен только ёмкостью
жёсткого диска. Если информация об абонентах из
этих баз данных содержится в записной книжке
программы или активных базах данных по
абонентам, подключенных к программе, то в записях
баз данных входящих и исходящих звонков
отражаются и эта информация (имя абонента). Для
поиска информации об абоненте используется
номер его телефона, определённый с помощью АОН.
Дополнительно в базах данных хранятся сведения о
записанных сообщениях при работе в режиме
цифрового автоответчика, записанных разговорах
при работе в режиме автоматической записи
разговоров и информация о записанных звуковых
комментариях к телефонным разговорам.
Если компьютер выключен,
то информация о входящих звонках накапливается в
обслуживаемом программой устройстве, и затем при
запуске программы включается в базу данных
входящих звонков.
Доступ к этим базам
данных обеспечивается через меню “Телефоны ® Исходящие звонки” и
“Телефоны ®
Входящие звонки”.
- Ведение записной
книжки
В записной книжке вы
можете хранить неограниченное количество
записей по интересующим вас абонентам
телефонной сети (меню “Телефоны ® Записная книжка”). Если вы хотите,
чтобы посторонние не могли посмотреть некоторые
записи из этой книжки, вы можете установить для
них пароль. Для абонентов, включенных в записную
книжку, можно записать звуковое сообщение для
оповещения при поступлении звонка и
персональное приглашение для автоответчика
(вкладка “Разное” записной книжки). Вы можете
также установить для каждого абонента из
записной книжки до трёх событий, о которых
планировщик дел и телефонных звонков программы
будет вас оповещать (вкладка “Личное”).
Программа по вашей команде автоматически
наберёт номер абонента из телефонной книжки.
Телефонные номера из
выбранных записей записной книжки программы
могут быть помещены в записную книжку
обслуживаемого устройства (вкладка
“Устройство” записной книжки), для обеспечения
его автономной работы при выключенном
компьютере. Общее количество таких телефонных
номеров определяется емкостью записной книжки
обслуживаемого устройства.
- Цифровой
автоответчик
Программа совместно с
обслуживаемым устройством может работать в
режиме цифрового автоответчика (меню “Сервис ® Автоответчик”).
Полученные в этом случае сообщения позвонивших
абонентов записываются в цифровом виде на
жёсткий диск компьютера, поэтому при работе в
этом режиме компьютер должен быть постоянно
включен. В отличие от обычного автоответчика вы
можете записать для выбранных вами абонентов
персональное приглашение. Для этого необходимо
внести абонента в записную книжку программы
(меню “Телефоны ® Записная книжка”, вкладка
“Разное”). Длительность приглашения
автоответчика может достигать 15 секунд, а
длительность записи каждого сообщения абонента
— 25 минут. Просмотреть информацию о записанных
сообщениях абонентов и прослушать их вы сможете,
открыв список входящих звонков (меню “Телефоны ® Входящие звонки”).
Вы можете установить время для автоматического
включения и отключения режима автоответчика с
помощью планировщика дел и телефонных звонков
(вкладка “События” программы, кнопки
“Добавить”, “Изменить” и “Удалить”).
- Автоматическая
запись разговоров
Вы можете установить
режим автоматической записи разговоров по
отдельности для всех поступающих и всех
исходящих звонков, а также для заданных вами
номеров телефонов при входящих и исходящих
звонках (меню “Сервис ® Автоматическая запись
разговоров”). Телефонные разговоры записываются
в цифровом виде на жёсткий диск компьютера,
поэтому при работе в этом режиме компьютер
должен быть постоянно включен. Длительность
записи каждого разговора может достигать 25
минут. Просмотреть информацию о записанных
разговорах и прослушать их вы сможете, открыв
списки входящих и исходящих звонков (меню
“Телефоны ®
Исходящие звонки” и “Телефоны ® Входящие звонки”).
- Планировщик дел
и телефонных звонков
С помощью планировщика
дел и телефонных звонков вы можете задать можете
заставить программу напоминать вам о событиях и
необходимости выполнения звонков в определённое
время (вкладка “События” программы и вкладка
“Личное” записной книжки). Вы можете задавать
как однократные события, так и события,
выполняющиеся с определённой периодичностью
(ежечасно, ежедневно, ежемесячно, выборочно).
Кроме того вы можете определить время для
автоматического включения и выключения режима
автоответчика.
- Использование
больших баз данных по абонентам
Программу позволяет
подключать дополнительные телефонные базы по
абонентам телефонной сети практически
неограниченного размера. Установив телефонную
базу вашего города, вы сможете легко определить
фамилию или адрес абонента по его телефону.
Помимо этого, после того, как вы сделаете эту базу
активной (меню “Сервис ® Параметры программы”, вкладка
“Базы данных”), программа будет автоматически
выводить имеющуюся в базе данных информацию о
позвонившем абоненте. Особое значение это
свойство приобретает при использовании
программы в диспетчерских и аварийных службах
городского хозяйства, в милиции.
Для того, чтобы
преобразовать имеющиеся у вас базы данных в
формат, используемый программой, необходимо
использовать конвертор телефонных баз (меню
“Файл ®
Конвертор телефонных баз”). Необходимый для
конвертирования формат баз данных описан в
Приложении 1.
- Документирование
содержимого записной книжки и баз данных по
поступившим и исходящим звонкам
Программа позволяет
задокументировать на бумаге содержимое записной
книжки и баз данных по входящим и исходящим
звонкам. Для баз данных по входящим и исходящим
звонкам можно установить период времени по
которому будет производиться вывод результатов
на печать.
- Автодозвон по
списку
Программа обеспечивает автоматический дозвон
по заданному вами списку телефонов (меню
“Телефоны
®
Дозвон по списку”). Программа последовательно
обзванивает телефонные номера из списка до
достижения соединения с абонентом. Телефоны
могут быть добавлены в список из записной книжки
программы или непосредственно введены вами. Эта
функция чрезвычайно полезна в случае
необходимости связаться с организацией, имеющей
большое количество постоянно занятых телефонных
номеров.
- Установка и
удаление программы
- Требования к
аппаратным средствам компьютера
Для обеспечения
устойчивой работы программно-аппаратного
комплекса “Электронный секретарь” необходим
компьютер, совместимый с IBM PC, с процессором не
ниже 486DX4-100, под управлением операционной системы
Windows 95 или Windows NT, с оперативной памятью объёмом не
менее 8 Мбайт (Windows 95) или 32 Мбайт (Windows NT). Следует
однако отметить, что при работе программы под
управлением операционной системы Windows 95 с
оперативной памятью объёмом 8 Мбайт вы можете
столкнуться со значительными трудностями, и
работа со звуковыми функциями программы не
гарантируется. Программа занимает на жёстком
диске около 8 Мбайт, дополнительно должно быть
предусмотрено свободное пространство для записи
речи. Последовательный порт компьютера, к
которому планируется подключение для связи
программы с обслуживаемым устройством, должен
обеспечивать скорость передачи данных не менее
115200 бит/с.
- Проверка последовательного
порта
Для работы программы с
обслуживаемым устройством необходимо, чтобы
последовательный порт компьютера обеспечивал
приём и передачу данных со скоростью 115200 бит/с.
Все компьютеры с процессором Pentium имеют такие
возможности, однако это свойственно не всем компьютерам с процессорами 486. Если у
вас компьютер с процессором 486, и в результате
проверки по приведенной ниже методике выяснится,
что последовательные порты не обеспечивают
такой скорости обмена, то для работы с программой
вам будет необходимо поменять интерфейсную
мультикарту, в которую входят последовательные
порты.
Для проверки
возможностей последовательного порта, к
которому вы собираетесь подключить
обслуживаемое программой устройство откройте
системную папку “Панель управления” (Control Panel)
отметив в Главном меню, открывающемся с помощью
кнопки “Пуск”, пункт “Настройка” (Settings) и
выбрав в раскрывшемся подменю пункт “Панель
управления”. В Панели управления сделайте
двойной щелчок по значку с названием “Система”
для раскрытия окна “Свойства: Система”. В раскрывшемся окне
выберите вкладку “Устройства”, далее сделайте
двойной щелчок по названию “Порты COM и LPT”.
Выберите из списка последовательный порт, к
которому вы собираетесь подключить управляемое
устройство (например, COM2), и нажмите кнопку
“Свойства”. На экране появится окно “Свойства:
Последовательный порт (COM2)”. В этом окне выберите
вкладку “Праметры порта” (Рис. 1). После этого на
экране появится окно “Дополнительная настройка
порта” (Рис. 2). Если в этом окне вы можете
устанавливать и отменять флажок “Использовать
буферы FIFO”, то выбранный последовательный порт
поддерживает обмен с требуемой скоростью 115200
бит/с, в противном случае необходима замена
интерфейсной мультикарты. В установке этой
скорости обмена в окне “Свойства:
Последовательный порт (COM2)” нет необходимости,
так как программа при запуске сама устанавливает
все необходимые параметры для последовательного
порта.
- Установка
Для установки программы
откройте системную папку “Панель управления”
(Control Panel) В Панели управления сделайте двойной
щелчок по значку с названием “Установка и
удаление программ” для запуска
соответствующего приложения. На экране
раскроется окно под названием “Свойства:
Установка и удаление программ”. Выберете
вкладку “Установка/удаление” окна и нажмите
кнопку “Установить”. Далее выполняйте указания,
появляющиеся в окнах мастера установки программ:
вставьте инсталляционную дискету №1 в дисковод
компьютера, и т. д. При корректном завершении
установки программы мастер установки выдаст
сообщение об этом и окно “Свойства: Установка и
удаление программ” автоматически удалится с
экрана.
Вы можете установить
программу и просто запустив приложение “Setup” на
инсталляционной дискете №1, но произведя
установку через мастер установки программ, вы
затем легко сможете удалить её с диска, например,
перед установкой новой версии программы.
- Удаление
Для удаления программы,
если она установлена с помощью приложения
“Установка и удаление программ”, запустите его,
как это описано выше. Выберите вкладку
“Установка/удаление” и в списке установленных
программ выберите название “Электронный
секретарь”. Нажмите кнопку
“Добавить/удалить...” вкладки. На экране
появится окно “Подтверждение удаления файлов”
(Confirm File Deletion) с запросом “Вы уверены, что хотите
полностью удалить выбранное приложение и все его
компоненты” (Are you sure you want to completely remove the selected
application and all of its components?). Для удаления программы
нажмите кнопку “Да” (Yes) окна. Далее будут
выводиться запросы на подтверждение удаления
компонентов программы, которые могут
использоваться другими установленными на вашем
компьютере программами. Подтвердите их удаление,
только если вы действительно уверены, что другие
программы не используют данный компонент, в
противном случае работа программ, использующих
этот компонент будет нарушена.
- Подключение
обслуживаемого устройства
Телефон “Phone MASTER Gamma-P”
и телефонная приставка “Expert+” подключаются к
последовательному порту компьютера входящим в
комплект поставки адаптером, который
обеспечивает гальваническую развязку между
устройством и компьютером, телефонная приставка
“Expert-PC” размещается в корпусе 25-контактной
вилки, которая присоединяется к
последовательному порту, а выходящий из корпуса
кабель с телефонной вилкой подключается в
розетку телефонной сети. При первом запуске
после подключения выполните тестирование связи
между компьютером и устройством (меню “Сервис ® Тестирование Аппарата”), чтобы
убедиться в надёжности работы
программно-аппаратного комплекса.
- Запуск
программы
После того, как программа
установлена, её можно запускать. При одном из
способов запуска необходимо нажать кнопку
“Пуск” на Панели задач, выбрать из появившегося
Главного меню пункт “Программы” (Programs), далее
выбрать программу “Электронный секретарь”, и
нажать левую кнопку мыши.
Если вы хотите иметь
ярлык программы на рабочем столе, нажмите мышью
кнопку “Пуск” (Start) в левом нижнем углу экрана,
выберите из появившегося Главного меню пункт
“Программы” (Programs), а из появившегося списка
программ выберите программу “Проводник” (Explore).
С помощью Проводника откройте папку “Program Files”
на диске, на котором находится
операционная система. В этой папке откройте
папку “Telesystems”, в ней — папку “E-Sheduler”. В папке
“E-Sheduler” на приложении “Es2” нажмите правую
кнопку мыши. В появившемся меню выберите пункт
“Создать ярлык”. Присвойте ярлыку имя.
Созданный ярлык перетащите на рабочий стол,
удерживая левую кнопку мыши. Теперь вы можете
запускать программу двойным щелчком по ярлыку
программы на рабочем столе.
Для автоматического
запуска программы при запуске операционной
системы ярлык программы необходимо перетащить в
папку “Автозагрузка”, которую вы найдёте с
помощью Проводника в папке операционной системы,
последовательно открыв папки “Главное меню” и
“Программы”.
После запуска
программы на экран выводится заставка, затем на
экран выводится сообщение “Устанавливаем
наличие аппарата и связь с ним”. При этом
программа пытается найти подключение одного из
управляемых устройств к последовательному порту
компьютера. В случае успешности этой попытки на
экран выводится основное окно программы (Рис. 3), а
поверх него — окно с сообщением, например
“Обслуживаемое устройство: Телефон “Phone Master
Gamma” V2.12 (порт COM2)”. Для закрытия этого окна вы
можете нажать кнопку “OK”
окна, или через установленный интервал времени
оно удалится автоматически. Кроме того на панели
задач внизу экрана справа, рядом с указателем
времени появляется значок программы (Рис. 4). Если
вы подведёте указатель мыши на этот значок, то
через небольшой промежуток времени над
указателем мыши появится транспарант с
названием программы. Дважды щелкнув мышью по
значку программы можно открыть основное окно
программы, если вы его удалили, нажав кнопку 
в правом верхнем углу окна,
при этом программа переходит в фоновый режим
работы. Открыть основное окно можно также, нажав
на значке программы (Рис. 4) правую кнопку мыши и в
появившемся меню (Рис. 5) выбрать пункт
“Активизация”.
- Завершение
программы
Для завершения программы
необходимо в основном окне программы (Рис. 3)
выбрать из пункта меню “Файл” подпункт
“Выход”. Если вы удалили основное окно, и
программа работает в фоновом режиме, то нужно
подвести указатель мыши на значок программы на
панели задач (Рис. 4) и нажать правую кнопку мыши. В
появившемся меню (Рис. 5) следует выбрать пункт
“Выход”. После этого на экране появляется
сообщение “Дождитесь завершения программы” и
программа завершает свою работу.
- Возможные
трудности
При работе программно-аппаратного комплекса
“Электронный секретарь” вы можете столкнуться
с рядом проблем. Так как программно-аппаратный
комплекс состоит из четырёх частей: компьютера,
программы, адаптера связи и обслуживаемого
устройства, то и неисправность может возникнуть
в любой из этих частей. Для выявления источника
неисправности кроме данной инструкции
необходимо воспользоваться инструкцией по
эксплуатации на обслуживаемое устройство. Вот
некоторые основные виды
неисправностей:
- При запуске программы
она не определяет подключение обслуживаемого
устройства
В первую очередь
необходимо проверить надёжность соединения
адаптера связи с последовательным портом
компьютера и обслуживаемым устройствам, после
чего повторить запуск программы. Если и после
этого подключение не определяется программой, то
это может быть результатом неисправности
последовательного порта компьютера, адаптера
связи или обслуживаемого устройства. Проверка
последовательного порта описана в разделе 2.2
“Проверка последовательного порта”. Убедиться
в работоспособности обслуживаемого устройства
вы можете, воспользовавшись рекомендациями его
инструкции по эксплуатации. Если
последовательный порт компьютера и
обслуживаемое устройство работоспособны,
причиной неисправности является адаптер связи.
- Программа не всегда
запускается, при этом на экран выводятся
сообщения об ошибках
Возможно, на Вашем
компьютере имеется другая программа, написанная
на языке Borland Delphi и имеющая другую версию BDE (Borland
Database Engine). В этом случае одновременно может
работать только одна из этих программ.
- Программа
правильно определяет подключение
обслуживаемого устройства, но работает с
ошибками
Проверьте качество связи
компьютера с обслуживаемым устройством, по
методике, описанной в разделе 0 “Тестирование ”.
Если в результате тестирования выявляются
ошибки связи, то возможно адаптер связи требует
замены или требуется замена батареек в
обслуживаемом устройстве (см. инструкцию по
эксплуатации на обслуживаемое устройство).
- Вы не можете
самостоятельно выявить и устранить
неисправность
Свяжитесь с вашим
поставщиком или агентом по обслуживанию.
- Работа
с программой
Из Рис. 3 видно, что
основное окно программы содержит меню, состоящее
из пунктов “Файл”, “Телефоны”, “Сервис” и “?”,
панель инструментов с рядом кнопок, и три
вкладки: “Телефон”, “События” и “Справочник”.
Набор кнопок на панели инструментов меняется в
зависимости от выбранной вкладки. Кнопки панели
инструментов дублируют некоторые пункты меню.
Оперативно выяснить назначение кнопки можно,
подведя к ней курсор, при этом на экран будет
выведен транспарант подсказки.
- Запись/воспроизведение
звука
Программа позволяет
записывать и воспроизводить звук (запись и
воспроизведение телефонных разговоров, звуковых
комментариев к разговорам, приглашений
автоответчика, оповещений о поступлении звонков
конкретных абонентов). Вид окна
записи/воспроизведения звука зависит от
выбранного устройства для записи и
воспроизведения (см. меню “Сервис ® Параметры программы”, вкладка
“Звук”). Если для записи или воспроизведения
выбрана звуковая плата компьютера, то на экран
выводится окно, представленное на Рис. 6. В
верхней части окна располагаются кнопки
инструментально панели. В середине окна
расположена шкала прогресии воспроизведения,
под которой в центре индицируется текущее время
от начала воспроизводимого фрагмента, а справа —
общая длительность воспроизводимого фрагмента.
В нижней части окна располагается панель кнопок
манипуляции воспроизведением. Кнопки окна,
которые нельзя использовать в данном конкретном
случае, будут иметь серый цвет. Если для записи
или воспроизведения звука выбраны трубка или
динамик телефона, то на экран выводится окно,
представленное на Рис. 7. В отличие от предыдущего
в этом окне справа посередине располагаются
индикатор и регулятор уровня записи. Изменение
уровня записи может быть выполнено перемещением
с помощью мыши движка регулятора при нажатой
левой кнопке мыши. Слева посередине окна
размещается справочная информация об
установленных в программе устройствах записи и
воспроизведения звука.
Внимание!!! Если
обслуживаемым устройством является телефон “Phone
MASTER Gamma”, то перед тем, как положить трубку при
записи разговора, необходимо либо нажать кнопку
“PAUSE” телефона, либо нажать кнопку “Сохранить
запись” окна записи разговора.
Кнопки окон записи и
воспроизведения имеют следующее назначение:
| Кнопка |
Назначение |
 |
Сохранить
запись. |
 |
Выйти без
сохранения |
 |
Воспроизведение. |
 |
Пауза. |
 |
Стоп. |
 |
В начало
записи. |
 |
Ускоренное
перемещение назад. |
 |
Ускоренное
перемещение вперёд. |
 |
В конец
записи. |
 |
Запись. |
- Меню
- Меню “Файл”
Меню “Файл” включает в
себя следующие пункты:
- Конвертор
телефонных баз данных
Пункт меню “Конвертор
телефонных баз данных” позволяет импортировать
файлы со справочными данными в базы данных
справочников программы, доступные из вкладки
“Справочник”. Допускается импорт с двух дисков
CD-ROM: “МОСКВА 96. Телефонные базы. Карта Москвы.
Карта области. Базы по предприятиям” и
“Электронный справочник АДРЕС МОСКВА 1995/96”, из
текстовых файлов и из dBase-файлов. Форматы
текстовых и dBase-файлов, из которых производится
импорт, приведены в Приложении 1. С помощью
конвертора вы можете создать базу данных по
абонентам телефонной сети вашего района, города,
и т. д., которую можно будет подключить к
программе. При конвертировании из текстовых
файлов необходимо указать имя файла, разделитель
полей записи (по умолчанию — запятая), после
нажатия кнопки “Далее” необходимо задать имя
базы данных, которое будет фигурировать в
программе. После выполнения процедуры
конвертирования отконвертированная база данных
появится во вкладке “Справочники” только при
повторном запуске программы.
- Загрузка
данных
Пункт меню “Импорт” позволяет загружать
сохранённые процедурой экспорта базы данных
программы:
- Приходящие номера
- Исходящие звонки
- Записная книжка
- Секретарь
- Служебные
В базе данных “Секретарь” сохраняются данные
о заданных в программе событиях. Служебная база
данных хранит информацию о подключенных и
активных базах данных программы.
Это может быть необходимо
после инсталляции новой версии программы, при
переносе и копировании баз данных на другой
компьютер, при восстановлении информации в
аварийных ситуациях. При загрузке необходимо
выбрать каталог, из которого будут загружаться
базы данных и состав загружаемых баз.
В результате загрузки
текущие базы данных программы дополняются
загружаемыми. Если в текущей и загружаемой базах
данных имеется информация по одному и тому же
номеру телефона, то информация из текущей базы
данных замещается информацией из загружаемой
базы.
- Сохранение
данных
Процедура экспорта позволяет сохранять
вышеперечисленные в пункте “Импорт” базы
данных программы с целью резервного копирования
или переноса на другой компьютер. Перед
сохранением желательно средствами Windows создать
отдельный каталог для сохраняемых файлов. При
сохранении выбираются каталог, в котором будут
сохраняться базы данных и состав сохраняемых
баз, затем необходимо нажать кнопку “Экспорт”.
Регулярно сохраняя накопленные в программе
данные, вы защищаете себя от возможности их
случайной утраты в непредвиденных ситуациях.
- Печать
Выбор этого пункта позволяет распечатать
содержание основных оперативных баз данных
программы: записной книжки, списков входящих и
исходящих звонков. При выборе пункта на экран
выводится окно, представленное на Рис. 8. В группе
“Что печатать” необходимо выбрать базу данных
для распечатки, в группе “Данные” — диапазон
дат звонков для списков входящих и исходящих
звонков. Кнопка “Принтер” позволяет выбрать
принтер и установить необходимые параметры его
драйвера. Нажав кнопку “Просмотр” вы сможете
предварительно просмотреть как будет выглядеть
распечатка на бумаге. При нажатии кнопки на экране появляется окно
предварительного просмотра. После просмотра
печать документа можно запустить из этого окна.
Кнопки панели инструментов окна имеют следующее
назначение:
| Кнопка |
Назначение |
 |
Показать
страницу целиком. |
 |
Масштаб 100
%. |
 |
Показать
на полную ширину экрана. |
 |
Показать
первую страницу. |
 |
Показать
предыдущую страницу. |
 |
Показать
следующую страницу. |
 |
Показать
последнюю страницу. |
 |
Настройки
принтера. Позволяет выбрать принтер и
установить необходимые параметры его драйвера. |
 |
Печатать
документ. |
 |
Закрыть
окно предварительного просмотра. |
- Выход
Выбор этого пункта меню приводит к завершению
программы. При этом основное окно программы
исчезает, и на экране появляется сообщение
“Дождитесь завершения программы”, удаляющееся
после выполнения операции. Завершение работы
программы является обязательным перед
выполнением процедуры выключения компьютера.
- Меню “Телефоны”
Меню “Телефоны” включает
в себя средства активизации окон оперативной
работы с телефоном и включает в себя следующие
пункты:
- Записная
книжка
При выборе пункта меню
“Записная книжка” на экране появляется
одноимённое окно (Рис. 9). Записная книжка
позволяет инициировать набор номера телефона
записанного в неё абонента и добавить номер
телефона абонента в список дозвона. Кроме того,
имя абонента из записной книжке указывается в
списках входящих и исходящих звонков. С помощью
телефонной книжки также можно определить для
данного абонента звуковое сообщение при
поступлении звонка от него и многое другое.
Окно имеет собственную
панель инструментов, поле ввода шаблона для
поиска, список записей записной книжки, и набор
вкладок с дополнительной информацией по
выбранному абоненту: “Абонент”, “Фото”,
“Разное”, “Личное” и “Устройство”.
Непосредственно под списком записей находится
поле ввода пароля. Ввод пароля необходим, чтобы в
списке выводились записи, защищённые этим
паролем. Установить пароль для выбранной записи
можно открыв вкладку
“Разное”. В левом нижнем углу окна имеется поле,
в котором выводится значение общего числа
записей, хранящихся в записной книжке. Кнопка
“OK”, расположенная внизу окна, подтверждает
выход из записной книжки с сохранением
произведённых изменений, а кнопка
“Отменить” приводит к выходу без сохранения
изменений.
Список записей записной
книжки имеет 2 графы: “Абонент” и “Телефон”. В
графе “Телефон” может быть указан только один
телефонный номер, поэтому абоненты, имеющие
несколько телефонных номеров, должны занимать
несколько записей телефонной книжки.
Дополнительную информацию по выбранному в
списке абоненту можно посмотреть во вкладках,
расположенных справа от списка. Записи в списке
располагаются в алфавитном порядке по именам
абонентов. Для записей с одинаковым именем
абонента порядок расположения в списке — от
меньшего номера телефона в числовом выражении к
большему. Над списком записей располагается ряд
корешков с буквами русского алфавита и цифрой 0.
Выбор конкретного корешка приводит к выводу на
экран части списка начинающейся с имён абонентов
с выбранной первой буквой. При выборе цифры 0
вывод производится с самого начала списка
(первым знаком имени абонента могут быть
различные специальные символы и цифры, такие
абоненты располагаются в начале списка).
Перемещаться по списку можно с использованием
горизонтальной и вертикальной линеек прокрутки,
а также клавиш перемещения курсора и клавиш “Page
Up” и “Page Down” клавиатуры компьютера. Ширину граф
записной книжки можно менять. Для этого
необходимо подвести указатель мыши к
разделителям граф в заголовке списка. Вид
указателя мыши при этом изменится. Нажмите левую
кнопку мыши и переместите разделительную линию
граф в нужном направлении, затем отпустите
кнопку.
Кнопки панели
инструментов записной книжки имеют следующее
назначение:
| Кнопка |
Назначение |
 |
Добавить
запись. Вызывает вставку новой пустой записи
в записную книжку, при этом автоматически
открывается вкладка “Абонент”. Обязательными
для заполнения являются поля “Имя абонента” и
“Номер телефона”. Если абонент имеет несколько
номеров телефонов, то они должны быть записаны в
разных записях телефонной книжки. |
 |
Изменить
запись. Вызывает вывод на экран окна
заполнения данных по выделенному в списке
абоненту, как и для предыдущей кнопки. |
|
Удалить
запись. Вызывает после дополнительного
запроса и получения подтверждения удаление
выделенной записи. Дублируется клавишей “Delete”
на клавиатуре компьютера. |
 |
Набрать
номер. Вызывает набор номера телефона из
выделенной записи. |
 |
Считать
записную книжку телефона. Вызывает
считывание телефонных номеров из записной
книжки телефона. |
 |
Записать в
записную книжку телефона. Вызывает запись
телефонных номеров из записной книжки программы
в строках, снабжённых атрибутом “Заносить в
телефон”, в записную книжку телефона. |
 |
Показывать
только номера из телефона (кнопка с
фиксацией). Нажатие кнопки вызывает вывод только
тех записей, в которых номера телефонов были
считаны из записной книжки телефона. |
 |
Сделать
копию записи. Вызывает дублирование
выделенной записи в записной книжке. |
При нажатии на панели
инструментов записной книжки кнопок “Добавить
запись” в списке записей появляется новая
пустая строка. Ввести имя абонента и номер
телефона можно непосредственно в
соответствующие графы списка. Остальные
сведения об абоненте заполняются в случае
необходимости во вкладках справа от списка.
Изменение данных об выбранном абоненте
производится аналогичным образом. Во вкладках
могут быть представлены следующие сведения об
абоненте:
- Вкладка
“Абонент”
Два поля в этой вкладке
дублируют графы списка записей: “Имя абонента”
и “Номер телефона”. Дополнительно могут быть
указаны улица, дом и квартира. В текстовое поле
“Дополнительные сведения” может быть помещена
любая дополнительная информация об абоненте.
- Вкладка “Фото”
Здесь может быть
размещена фотография абонента в формате .BMP. Если
у вас имеются фотографии в другом формате, то вы
можете преобразовать их в формат .BMP с помощью
одной из программ обработки изображений. Размер
окна для отображения фотографии составляет 214
точек в ширину и 199 точек в высоту. При нажатии
кнопки “Файл” в этой вкладке появляется окно
выбора файла с фотографией. Если выбранная
фотография больше выделенного окна, можно
установить флажок “Подогнать по окну”, и тогда
фотография будет подогнана к размеру окна,
однако пропорции при этом могут быть искажены.
- Вкладка
“Разное”
В этой вкладке можно
задать пароль для отображения записи в списке,
прослушать, записать или удалить из файла
персональное звуковое сообщение абоненту при
работе в режиме автоответчика, например,
“Здравствуй, Вася, я ушёл, но ты можешь позвонить
мне по телефону 0000000” (группа “Приглашение”);
прослушать, записать или удалить персональное
звуковое сообщение, которое будет сопровождать
звонок данного абонента, например, “Вася
Петров” (группа “Оповещение”). Максимальная
длительность записываемого сообщения не должна
превышать 15 секунд. Это связано с тем что через
указанное время телефонная станция начнёт
посылать в линию короткие гудки.
- Вкладка
“Личное”
В этой вкладке можно
записать информацию о событиях, связанных с
данным абонентом и соответствующих им датах,
например, дне рождения. Всего может быть описано
до трёх событий. Если под соответствующим
событием установить флажок “Предупреждать”, то
в указанную дату на экран компьютера будет
выведено окно с предупреждающим сообщением о
наступлении события.
- Вкладка
“Устройство”
Если установить флажок
“Заносить в устройство”, расположенный в этом
окошке, то телефонный номер данного абонента
будет заноситься в записную книжку
обслуживаемого устройства (телефона “Phone MASTER
Gamma” или телефонной приставкой “Expert+”). При этом
абоненту должны быть присвоены следующие
атрибуты: номер в записной книжке (1...30); номер
мелодии звонка (1...3); номер параллельного
устройства, на которое следует переадресовать
звонок (1...4); принадлежность к списку (чёрному,
белому или нейтральному).
- Поиск
записи в записной книжке
Для того, чтобы найти
запись в записной книжке, надо просто ввести в
поле ввода шаблона начальные буквы имени
абонента или начальные цифры номера его
телефона, при этом в списке записей выделяется
найденная запись.
- Клавиши
быстрого вызова
В записной книжке
действуют следующие клавиши быстрого вызова:
| Shift+Ctrl+Enter |
— добавить
в список дозвона |
| Shift+Enter |
— набрать
номер |
| Ins |
— новая
запись |
| Ctrl+Enter |
—
редактировать запись |
| Ctrl+Del |
— удалить
запись |
| Ctrl+Ins |
—
дублировать запись |
Эти действия можно
выполнить также с помощью локального меню,
инициализируемого нажатием правой кнопки мыши
на выбранной записи из списка.
- “Входящие
звонки” и “Исходящие звонки”
При выборе пунктов меню
“Входящие звонки” и “Исходящие звонки” на
экран выводятся окна, отличающиеся только
соответствующими названиями (Рис. 10). Списки
звонков имеют восемь граф: “Комментарий”,
“Запись разговора”, “Дата”, “Время”,
“Телефон”, “Абонент”, “Примечания” и “Время
разговора”. В левом верхнем углу окна
расположена панель инструментов с рядом кнопок,
которые будут описаны ниже. В правом верхнем углу
расположено поле ввода текстового примечания к
выбранной из списка записи. Непосредственно под
списком звонков находится информационное поле
для вывода информации о данном абоненте,
имеющейся в доступных программе справочниках
или записной книжке. Если справочники не
содержат информации об абоненте, то в этом поле
индицируется номер телефона и сообщение “В
доступных базах данных нет такого номера”. В
левом нижнем углу окна индицируется общее
количество звонков в списке. Справа от общего
количества звонков находится информационное
поле. В окне списка входящих звонков в этом поле
отображается общий объём памяти, занимаемый на
жёстком диске записанными звуковыми
комментариями и записями телефонных разговоров.
В окне списка исходящих звонков его содержимое
зависит от выбранной с помощью мыши графы в
записи из списка. Если вы выбрали графу “Дата”,
то в информационном поле индицируется общее
количество звонков за текущий месяц и суммарная
длительность разговоров. При выборе графы
“Дата” индицируется количество звонков за
текущий день и суммарная длительность
разговоров. При выборе графы “Телефон”
индицируется общее количество звонков данному
абоненту и суммарная длительность разговоров с
ним по данным, имеющимся в списке.
Если производилась
запись разговора, то в графе “Запись разговора”
находится значок 
,
если запись не прослушана или значок 
, если она прослушана, и
значение длительности записи. Если запись была
удалена, то в графе находится значок 
.
Для каждой записи из
списка может быть записан звуковой комментарий,
содержащий краткое резюме разговора. Если
комментарий записан, то в поле “Комментарий”
будет находиться информация аналогичная
информации в графе “Запись разговора”.
Панели инструментов окон
списков входящих и исходящих звонков имеют
следующие кнопки:
| Кнопка |
Назначение |
 |
Считать из
телефона. Вызывает считывание из телефона
новых данных о выполненных звонках. |
|
Набрать
номер. Вызывает набор номера абонента из
выбранной записи. |
 |
Положить
трубку. Освобождает телефонную линию, если
она занята текущей операцией. |
 |
Прослушать
новые комментарии. Вызывает запуск
прослушивания |
 |
Прослушать
новые записи. |
 |
Занести в
записную книжку. Вызывает открытие окна
записной книжки и внесение в список номера
абонента из выбранной записи. |
- Клавиши
быстрого вызова
В списках входящих и исходящих звонков
действуют следующие клавиши быстрого вызова
(латинские буквы):
Ctrl+P — прослушать звуковой комментарий или
запись разговора
Ctrl+R — записать звуковой комментарий
Ctrl+S — поставить защиту на запись звукового
комментария или разговора
Ctrl+D — удалить звуковой комментарий или запись
разговора
Эти действия можно выполнить также с помощью
локального меню, инициализируемого нажатием
правой кнопки мыши на выбранной записи из списка.
- Дозвон по списку
Этот
пункт меню служит для инициализации
одноимённого окна (Рис. 11), с помощью которого
можно осуществить дозвон по заданному списку
телефонных номеров. Процедура дозвона по списку
освобождает пользователя от рутинных операций
дозвона в организации, имеющие большое
количество постоянно занятых телефонных
номеров. Программа автоматически будет набирать
в цикле следующий телефонный номер из списка,
если предыдущий оказался занятым до тех пор, пока
не произойдёт соединение с абонентом.
Телефонные номера в список могут быть
добавлены из записной книжки и непосредственно
из окна дозвона. Окно содержит собственную
панель инструментов с кнопками и поле списка,
имеющее две графы: “Телефон”, которая содержит
номера телефонов и “Пользователь”, содержащую
имя абонента, если данный телефон имеется в
записной книжке или в справочниках программы. В
левом нижнем углу окна индицируется текущее
количество телефонов в списке.
Для добавления номера телефона абонента из
записной книжки необходимо на соответствующей
строке нажать правую кнопку мыши и выбрать из
локального меню пункт “Добавить в список
дозвона”. Для добавления из окна дозвона
необходимо нажать кнопку “Вставить номер в
список” и ввести номер телефона.
Панель инструментов окна
дозвона по списку имеет следующие кнопки:
| Кнопка |
Назначение |
 |
Дозвон по
списку. Инициирует процедуру дозвона по
текущему списку. |
 |
Очистить
список. Удаляет из списка все входящие в него
телефонные номера. |
 |
Вставить
номер в список. Вставляет в список
дополнительную строку, в которую надо ввести
номер телефона. |
 |
Удалить
номер из списка. Удаляет выбранный номер
телефона из списка. |
 |
Прекратить
дозвон. Прекращает затянувшуюся процедуру
дозвона. |
- Меню “Сервис”
- Автоответчик
Этот пункт меню предназначен для
установки параметров работы программы в режиме
цифрового автоответчика. При выборе пункта на
экран выводится окно представленное на Рис. 12.
Кнопки в группе “Состояние” позволяют включить
и выключить режим автоответчика. Поле установки
интервала активизации позволяет установить
временной интервал от поступления первого
звонка до начала работы автоответчика. Нажатие
кнопки “Прослушать” инициализирует
прослушивание текущего приглашения
автоответчика. Для того, чтобы записать новое
приглашение, надо нажать кнопку “Записать”. При
этом сначала будет выведено сообщение “Снимите
трубку телефона и нажмите "1"”, после
выполнения этих рекомендаций необходимо нажать
кнопку “OK” в окне сообщения и проговорив в
телефонную трубку содержание приглашения нажать
кнопку “Стоп” в появившемся окне
“Запись/Воспроизведение”. Далее необходимо
нажать кнопку “Сохранить запись”, после этого
окно “Запись/Воспроизведение” удаляется
автоматически. Максимальная длительность
записываемого приглашения не должна превышать 15
секунд. Это связано с тем что через указанное
время телефонная станция начнёт посылать в линию
короткие гудки.
Просмотреть информацию о записанных
сообщениях абонентов и прослушать их вы сможете,
открыв список входящих звонков. Длительность
записи каждого сообщения абонента может
достигать 25 минут.
- Автоматическая
запись
Этот пункт меню позволяет установить
режимы автоматической записи телефонных
разговоров. При выборе пункта на экране
появляется окно, изображённое на Рис. 13.
Параметры автоматической записи могут быть
установлены отдельно для звонков пользователя
(группа “Набранные номера”) и для входящих
звонков (группа “Поступившие звонки”).
Установкой флажков “Все” в соответствующих
группах можно задать режим записи всех звонков.
Если флажок не установлен, то автоматическая
запись производится для телефонов из
соответствующего списка, который может включать
до 5 телефонных номеров. Для занесения
телефонного номера в список надо ввести его в
поле ввода “N телефона” и нажать кнопку 
. Для удаления телефонного
номера из списка надо выбрать его в списке мышью
и нажать кнопку 
.
Нажатие кнопки “OK” приводит к установке
заданных режимов, нажатие кнопки “Отмена” — к
отмене произведённых изменений режимов
автоматической записи.
Просмотреть информацию о записанных
разговорах и прослушать их вы сможете, открыв
списки входящих и исходящих звонков.
Длительность записи каждого телефонного
разговора может достигать 25 минут.
Внимание!!! Если
обслуживаемым устройством является телефон “Phone
MASTER Gamma”, то перед тем, как положить трубку при
записи разговора, необходимо либо нажать кнопку
“PAUSE” телефона, либо нажать кнопку “Сохранить
запись” окна записи разговора.
- Ближайшие
события
Этот
пункт меню служит для показа списка ближайших
событий из числа заданных в программе. События
могут быть определены для абонентов, включённых
в записную книжку (вкладка “Личное”), или во
вкладке “События” основного окна программы.
Внешний вид окна вывода списка представлен на
Рис. 14. Если установить флажок “Показывать при
загрузке”, то это окно будет автоматически
выводиться на экран после запуска программы.
Временной интервал до наступления даты события,
в течение которого оно будет считаться
ближайшим, устанавливается через меню “Сервис ® Параметры
программы” во вкладке “Сообщения”.
- Тестирование
связи с устройством
С
помощью этого пункта меню вы сможете определить
обеспечивается ли надёжная связь между вашим
компьютером и обслуживаемым устройством. Окно,
появляющееся при выборе этого пункта,
представлено на Рис. 15. Вначале необходимо
выполнить тестированию устойчивости обмена. В
процессе выполнения теста производится
пересылка данных из компьютера в обслуживаемое
устройство и обратная пересылка принятых данных
из обслуживаемого устройства в компьютер.
Состояние, когда
принятые компьютером данные отличаются от
переданных, является ошибкой. В любой момент вы
можете прервать выполнение теста нажатием
кнопки “Прервать”, например, когда становится
ясно, что обмен неустойчив. После завершения или
прерывания теста в поле “Результаты работы
тестов” будет выведено количество ошибок,
возникших в процессе выполнения теста. Если тест
завершился без ошибок, то обмен программы с
обслуживаемым устройством производится без
проблем. Протокол тестирования с подсказками
будет выводится в поле “Результаты работы
тестов”.
После того, как вы
убедились в том, что программа устойчиво
работает с обслуживаемым устройством, вы можете
приступать к тестированию скорости обмена. В
этом тесте проверяется передача звуковых
сигналов в цифровом виде из компьютера в телефон.
После нажатия кнопки “Начать” вы будете слышать
звук из спикерфона подключенного устройства
начиная с максимальной частоты до минимальной.
Если этот звук будет чистым (без хрипа), то это
означает, что связь работает устойчиво при
передаче звука данной частоты. Программа будет
работать правильно, если обеспечивается
устойчивая передача звука с максимальной
частотой, дополнительные тесты позволят только
определить предельную частоту устойчивой
передачи звука для данной комбинации компьютера,
адаптера и обслуживаемого устройства.
Если в результате
тестирования выявлена неисправность, то её
причиной могу быть либо обслуживаемое
устройство, либо адаптер, либо последовательный
порт компьютера. Вы можете попробовать
инсталлировать программу и выполнить
тестирование на другом компьютере. Если оно
завершится успешно, то неисправен
последовательный порт вашего компьютера. По
возможности попробуйте протестировать систему с
другим устройством и адаптером, это поможет вам
локализовать неисправность. Если вы не можете
самостоятельно выявить и устранить
неисправность, свяжитесь с вашим поставщиком или
агентом по обслуживанию.
- Параметры
устройства
Этот пункт меню
обеспечивает считывание текущих и установку
новых параметров и режимов работы
обслуживаемого устройства и позволяет
просмотреть статистику телефонных разговоров за
текущий и прошедший месяцы, которая
накапливается в устройстве. Более подробно об
установки параметров и режимов работы
обслуживаемого устройства и их назначении вы
можете прочитать в инструкции по эксплуатации на
него. Вы можете установить параметры и режимы
устройства вы можете и непосредственно с него
(исключение — приставка “Expert-PC”). Однако
установка значений с помощью программы гораздо
более наглядна и удобна, в чём можно легко
убедиться. При выборе пункта на экране
появляется окно, изображённое на Рис. 16.
Окно имеет две вкладки:
“Параметры и режимы” и “Статистика работы” В
верхней части вкладки “Параметры и режимы”
располагается группа “Будильники”, с
помощью которой можно установить режимы работы
каждого из трёх будильников устройства. В группе “Отсев
звонков” задается режим работы
обслуживаемого устройства при поступлении
звонков. Если установлен режим “Белый список”,
звонки всех абонентов, кроме включенных в белый
список записной книжки обслуживаемого
устройства будут отсеиваться. При установке
режима “Чёрный список” все звонки
нежелательных абонентов (то есть внесённых в
чёрный список в записной книжке обслуживаемого
устройства) будут отсеиваться. Номера телефонов
абонентов, заносимых программой в записную
книжку телефона можно определить в записной
книжке программы (вкладка “Гамма”). В этой же
вкладке можно установить принадлежность
телефонного номера к чёрному или белому списку. В
группе “Конфигурация телефона”
устанавливаются рабочие параметры телефонного
аппарата. Поле “Значность номера в вашем
городе” обеспечивает задание количества цифр,
отображаемых при индикации телефонного номера
на дисплее обслуживаемого устройства. В поле “Количество
звонков перед автоподнятием” устанавливается
количество звонков до автоматического занятия
обслуживаемым устройством при определении
номера звонящего абонента. Этот параметр
действителен только при установке флажков
“Автоподнятие” и “Выдача запроса АОН”. В поле “Мелодия
звонка” устанавливается номер мелодии при
поступлении звонка по умолчанию (1...4). В поле “Номер
аппарата для переадресовки” указывается
номер данного обслуживаемого устройства при
наличии аналогичных параллельно подключенных
устройств (до четырёх). При установке флажка “Контроль
параллельного аппарата” блокируется набор
номера с любого параллельного телефонного
аппарата. Эта установка используется для
предотвращения “пиратского” использования
вашей телефонной линии, когда вы отсутствуете.
Флажок “Голосовая информация о номере”
управляет процедурой сообщения телефонного
номера звонящего абонента голосом
(недействителен для телефонной приставкой
“Expert-PC”). Параметр действует только при
установке флажков “Автоподнятие” и “Контроль
запроса АОН”. Флажок “Выдача запроса АОН”
обеспечивает управление выдачей запроса на
определение номера абонента в телефонную линию.
Сброс этого флажка может быть необходим при
использовании нескольких АОН на одной
телефонной линии. В этом случае выдавать запрос
должен только один АОН. Флажок “Автоподнятие”
управляет режимом работы АОН при поступлении
звонка. Если он установлен, то обслуживаемое
устройство самостоятельно занимает линию до
поднятия трубки абонентом и начинает процедуру
автоматического определения номера телефона.
Перед занятием линии пропускается количество
звонков, установленное в поле “Количество
звонков перед автоподнятием”. Если флажок
сброшен, то процедура определения телефонного
номера инициализируется после поднятия трубки
телефона абонентом. При установке флажка “Звуковое
нажатие клавиатуры” нажатие кнопок
обслуживаемого устройства будет сопровождаться
звуковыми сигналами. При установке флажка “Текущее
время с компьютера” при записи данных в
устройство его часы устанавливаются по часам
компьютера, в противном случае данные для часов
устройства берутся из расположенных над флажком
полей ввода даты и времени.
Открыв вкладку
“Статистика работы”, вы можете посмотреть
накапливаемую в обслуживаемом устройстве
статистику исходящих телефонных разговоров за
текущий и прошедший месяцы отдельно для местных
и междугородных разговоров.
- Параметры
программы
Этот пункт меню позволяет установить рабочие
параметры программы. При его выборе на экран
выводится окно, изображённое на Рис. 17.
Окно имеет 7 вкладок: “База данных”,
“Загрузка”, “Шрифты”, “Язык”, “Сообщения”,
“Звук” и “Телефон”.
Во вкладке “Базы данных” можно установить
список активных баз данных, до 6. В группе
“Активизация баз” слева представлен список
установленных баз данных, а справа — активных
баз данных. Установить дополнительную базу
данных можно через меню “Файл ® Конвертор
телефонных баз”. Если база данных активна, то при
поступлении звонка в ней производится поиск
информации об абоненте по определённому с
помощью АОН номеру его телефона. Если запись об
абонента обнаружена в одной из активных баз
данных, то информация о нём будет выведена на
экран компьютера. Переместить выбранную базу
данных из списка установленных в список активных
баз можно нажатием кнопки 
, обратное перемещение выполняется
нажатием кнопки 
.
Активные базы представлены в списке в порядке
приоритетности опроса. Если информация об
абоненте есть в нескольких базах данных, то она
при работе программы извлекается из базы данных
с наивысшим приоритетом. Повышение приоритета
выбранной базы данных производится при нажатии
кнопки 
, понижение —
при нажатии кнопки 
.
Однако следует помнить, что записная книжка
программы всегда имеет наивысший приоритет.
Кнопки в группе “Очистить списки” позволяют
удалить имеющуюся информацию в списках входящих
и исходящих звонков. Кнопка “Восстановить”
предназначена для выполнения переиндексации баз
данных программы. Для ускорения поиска
информации в базах данных используются
специальные индексные файлы.
При сбоях программы или операционной системы
содержимое индексных файлов может стать
несоответствующим базам данных, что приведёт к
ошибкам поиска. Поэтому после сбоев
рекомендуется произвести восстановление баз
данных, при этом программа создаст индексные
файлы, соответствующие текущему содержимому баз
данных, используемых программой.
Вкладка “Загрузка”
позволяет установить режимы работы и действия
программы при её загрузке.
Вкладка “Шрифты” вы
можете установить шрифт, используемый
программой. Набор символов и вид шрифта при этом
будут видны в окне “Пример”.
Вкладка “Язык” позволяет
установить язык, на котором выводятся текстовые
надписи программы. Для изменения языка
необходимо выбрать файл этого языка из
выведенного на вкладке списка.
Вкладка “Сообщения”
позволяет установить временной интервал от
начала оповещения о событии, установленном для
абонента из записной книжки (вкладка “Личное”)
до наступления этого события и задать режим
автоматического вывода на экран списков
входящих и исходящих звонков при поступлении
звонка и наборе номера.
Вкладка “Звук” позволяет
установить режимы и параметры работы программы
со звуком. В верхней части окна выводится текущее
значение свободного дискового пространства,
которое программа может использовать для записи
звуковых сообщений. В группе “Ограничение
объёма записи звука” можно устанавливается
ограничение для записи звука для исходящих и
входящих звонков отдельно. Группа
“Использование звуковой карты” позволяет
применить звуковую карту при её наличии для
записи и воспроизведения программой сообщений.
Во вкладке “Телефон”
задаются режимы работы программы при
поступлении звонка: показ сообщения о звонке,
показ фотографии абонента, если она включена в
записную книжку программы, воспроизведение
звукового комментария (при наличии звуковой
карты). Звуковой комментарий должен быть записан
для конкретного абонента в записной книжке
(вкладка “Разное”, кнопка “Оповещение”).
- Меню “?”
- Справка
С помощью справки вы сможете в
оперативном режиме найти необходимую подсказку
о работе с программой, не обращаясь к данному
руководству.
- О программе
При выборе этого пункта вы увидите окно с
основными данными о программе и контактными
данными фирмы. В этом окне также индицируется тип
управляемого устройства, и номер
последовательного порта, к которому оно
подключено.
- Кнопки панели
инструментов основного окна программы
Непосредственно под меню
в окне программы помещается ряд кнопок,
составляющих панель инструментов. Они меняются в
зависимости от того, какая вкладка является
текущей. Если вы переведёте указатель мыши на
кнопку, через небольшое время под указателем
мыши появится транспарант с краткой подсказкой о
назначении этой кнопки. Пять кнопок (группа из
четырёх левых кнопок и правая кнопка)
присутствуют при любой вкладке:
| Кнопка |
Назначение |
 |
Записная
книжка. Дублирует пункт меню “Телефоны ® Записная
книжка” |
|
Список
исходящих звонков. Дублирует пункт меню
“Телефоны ® Исходящие звонки” |
|
Список
входящих звонков. Дублирует пункт меню
“Телефоны ® Входящие звонки” |
 |
Автоответчик.
Дублирует пункт меню “Сервис ® Автоответчик” |
 |
Перейти в
режим ожидания. Нажатие кнопки приводит к
удалению окна программы и переходу программы в
фоновый режим ожидания событий от телефона. |
Назначение остальных
кнопок будет описано в разделах, посвящённых
соответствующим вкладкам программы.
- Вкладка
“Телефон”
Внешний вид вкладки “Телефон”
представлен на Рис. 18. Эта вкладка открывается
при открытии окна программы. С её помощью можно
ввести необходимый телефонный номер и
произвести его набор (группа “Клавиатура”),
произвести быстрый набор одного из двенадцати
заранее определённых номеров телефонов (группа
“Быстрый набор номера”), просмотреть
отредактировать и использовать записную книжку,
просмотреть списки исходящих и входящих звонков.
Вверху вкладки находятся две строки, левая из
которых предназначена для ввода и индикации
телефонного номера, а правая предназначена для
индикации связанных с телефонным номером данных
об абоненте, имеющихся в доступных программе
базах данных. На панели инструментов при
активизации вкладки доступны следующие
дополнительные кнопки:
| Кнопка |
Назначение |
|
Набрать
номер. Нажатие кнопки приводит к набору на
телефоне номера, индицируемого в строке ввода
номера. Кнопка дублирует кнопку “Набрать номер”
в группе “Клавиатура”. |
 |
Запись
разговора. Нажатие кнопки активизирует
запись текущего телефонного разговора. |
- Ввод телефонного
номера
Для ввода телефонного
номера предназначена группа “Клавиатура”
вкладки “Телефон”. Для набора номера можно
также использовать клавиши клавиатуры
компьютера. Три левых ряда кнопок соответствуют
кнопкам набора номера телефонного аппарата.
Кнопки правого ряда требуют пояснения:
| Кнопка |
Назначение |
 |
Удалить
последнюю цифру. При нажатии этой кнопки
удаляется последняя введённая цифра телефонного
номера. |
 |
Пауза для
межгорода. Нажатие кнопки приводит к вставке
в телефонный номер символа паузы для
междугородного телефонного номера. Паузу
необходимо вставлять между цифрой выхода на
междугородную телефонную связь и остальной
частью номера. |
 |
Сбросить
линию. Кнопка предназначена для прекращения
инициированного программой набора номера на
телефоне. |
 |
Спикерфон.
Нажатие кнопки приводит к включению
громкоговорителя телефона. Повторное нажатие
вызывает выключение громкоговорителя. |
- Определение
телефонных номеров быстрого набора
В правом поле вкладки
“Телефон” располагаются 12 кнопок быстрого
набора, которым могут быть присвоены номера
телефонов абонентов из записной книжки. Если
кнопке присвоен телефонный номер абонента, то на
ней написано его имя, если телефонный номер не
присвоен, то кнопка имеет соответствующий
порядковый номер 1...12. Для того, чтобы назначить
телефонный номер кнопке быстрого набора, надо её
нажать, после чего на экран выводится окно
записной книжки. Выбрав из списка требуемого
абонента, нажмите на кнопку “OK” внизу окна
записной книжки, для отмены операции нажмите
кнопку “Отменить”. Нажатие на кнопку с
присвоенным телефонным номером приводит к
набору номера на обслуживаемом устройстве. Если
вы захотите отменить присвоение телефонного
номера кнопке, нажмите на ней правую кнопку мыши,
и из появившегося локального меню выберите пункт
“Очистить”.
- Вкладка
“События”
Внешний вид вкладки события
представлен на Рис. 19. На вкладке помещается окно
со списком установленных событий, под которым
размещается окно текстового сообщения для
выбранного из списка события. Добавление события
в список, изменение и удаление выбранного в
списке события инициируется кнопками на вкладке
и на панели инструментов. На панели инструментов
при активизации вкладки доступны следующие
дополнительные кнопки:
| Кнопка |
Назначение |
|
Новое
событие. Вызывает вывод на экран окна
заполнения данных по новому событию. Описание
окна заполнения приводится ниже. Дублирует
кнопку “Добавить”. |
|
Изменить
событие. Вызывает вывод на экран окна
заполнения данных по выделенному в списке
событию, как и для предыдущей кнопки. Дублирует
кнопку “Изменить”. |
|
Удалить
событие. Вызывает после дополнительного
запроса и получения подтверждения удаление
выделенного в списке события. Дублируется
клавишей “Delete” на клавиатуре компьютера и
кнопкой “Удалить”. |
При добавлении нового
события и изменении существующего на экран
выводится окно, представленное на Рис. 20. Окно
имеет две вкладки: “Описание” и “Когда”. Во
вкладке описание задаётся тип события:
“Сообщение”, “Вкл. автоответчик” и “Выкл.
автоответчик”. События “Вкл. автоответчик” и
“Выкл. автоответчик” включают и выключают в
программе режим цифрового автоответчика
соответственно, а событие с названием
“Сообщение” предназначено для выведения
справочной информации, привязанной к
конкретному моменту времени. Для сообщения можно
записать звуковой комментарий или текстовую
информацию. Вкладка “Когда” служит для задания
времени наступления события. Во вкладке
необходимо выбрать периодичность: “Единожды”
(требует установления даты и времени
наступления), “Ежечасно” (устанавливается
временной интервал от начала часа до наступления
события в минутах), “Ежедневно”
(устанавливается время и дни недели наступления
события”, “Ежемесячно” (устанавливается время
и дни месяца наступления события) и “Выборочно”
(устанавливается время, дни недели, дни месяца и
месяцы наступления события). При установке
времени наступления события во вкладке
“Выборочно” критерием его наступления является
совпадение установленных дня недели, дня месяца
и месяца.
- Вкладка
“Справочник”
Вид вкладки “Справочник”
приведен на Рис. 21. Вкладка позволяет
воспользоваться доступными программе
справочниками. В комплекте программы
поставляются базы данных по междугородным кодам
городов России и районам расположения АТС
Москвы. В левом верхнем углу вкладки помещается
список доступных программе справочников, из
которого вы можете выбрать необходимый для
работы справочник. В правом верхнем углу вкладки
располагаются две строки ввода для поиска
абонента в выбранной базе данных. В строке
“Искать по:” можно задать текстовый шаблон
поиска, а в строке “Искать что:” — выбрать графу
из базы данных, по которой будет проводиться
поиск. Кнопка “Искать” инициирует поиск по
заданным критериям. В нижней части вкладки
находится поле, в котором отображается
содержимое выбранной базы данных. Кнопки панели
инструментов для вкладки “Справочник” имеют
следующее назначение:
| Кнопка |
Назначение |
|
Набрать
телефонный номер. Нажатие кнопки инициирует
набор на телефонном аппарате номера телефона из
выделенной строки выбранной базы данных (если
база данных содержит номера телефонов).
Дублирует кнопку “Звонить” вкладки. |
 |
Поиск
абонента. Нажатие кнопки инициирует начало
поиска абонента в выбранной базе данных по
параметрам, заданным строками “Искать по:” и
“Искать что:”. Дублирует кнопку “Искать”
вкладки. |
 |
Редактирование
записей (кнопка с фиксацией). При нажатом состоянии кнопки
становится возможным редактирование полей
записей в выбранной базе данных. |
|
Удалить
базу совсем. |
- Приложение 1.
Форматы файлов, импортируемых программой в
справочники
Электронный секретарь позволяет подключать
дополнительные телефонные базы городов.
Установив телефонную базу вашего города, вы
сможете легко определить фамилию или адрес
абонента по его телефону. Помимо этого, после
того, как вы сделаете эту базу активной (меню
“Сервис
®
Параметры программы”, вкладка “Базы данных”),
программа будет автоматически выводить
имеющуюся в базе данных информацию о позвонившем
абоненте.
Для того, чтобы
преобразовать подготовленные вами базы данных в
формат, используемый программой, необходимо
использовать конвертор телефонных баз (меню
“Файл ®
Конвертор телефонных баз”).
Программа позволяет
импортировать базы из двух форматов: текстового
с разделителями и dBase. Программа может
использовать три типа баз данных: 1. Базы данных
по телефонам жителей, 2. Базы данных по телефонам
предприятий и организаций, 3. Базы данных по
приблизительному расположению абонента на
территории города. Последний тип баз данных
позволяет определить приблизительное
расположение абонента по номеру его АТС (первые
две-три цифры телефонного номера). Ниже описаны
форматы данных, принимаемые конвертором.
Импорт из текстового
файла
Имя файла должно состоять
из префикса (“US_” — для телефонов жителей, “PL_”
— для предприятий, “TS_” — для кодов АТС), пяти
букв имени города и расширения TXT. Такой файл
состоит из простого неформатированного текста в
кодировке DOS (CP866). Его можно получить с помощью
любого текстового процессора или редактора. При
этом из файла должна быть удалена вся форматная
информация. Каждая строка файла представляет
собой запись с данными об одном абоненте.
Отдельные поля записи отделяются друг от друга
запятыми. Если данные для поля отсутствуют,
ставится две запятые подряд. Поля располагаются
строго в следующем порядке:
- телефон,
- фамилия, имя, отчество
(пользователь, предприятие),
- подразделение,
- название улицы,
- номер дома,
- номер квартиры.
В конце строки разделителя быть не должно,
строки разделяются символами возврат каретки,
перевод строки (CR/LF).
Пример:
3455678,Иванов И. И.,,Прямая,12,4
3455679,Петров П. С.,,Прямая,12,3
3455680,Сидоров И.
И.,,Третья,167,38
Импорт из dBase файла
Телефонная база хранятся
в одной таблице dBase формата. Все поля текстовые (S),
размеры полей не являются жесткими, поэтому
возможны различные отклонения. Имя базы состоит
из префикса (“US_” — для телефонов жителей, “PL_”
— для предприятий, “TS_” — для кодов АТС), пяти
букв имени города и расширения DBF. База не должна
содержать индексов.
Поля и размеры:
База данных по телефонам
жителей
| Имя поля |
Тип и
размер |
Назначение |
| PHONE |
S7 |
номер
телефона |
| USER |
S20 |
имя
абонента |
| STREET |
S15 |
улица |
| HOUSE |
S5 |
номер дома |
| FLAT |
S4 |
номер
квартиры |
База данных по телефонам предприятий
| Имя
поляНазначение |
|
|
| PHONE |
S7 |
номер
телефона |
| USER |
S20 |
название
предприятия (организации) |
| WHOSE |
S15 |
название
подразделения (должность и имя абонента) |
| STREET |
S15 |
улица |
| HOUSE |
S5 |
номер
дома |
| FLAT |
S4 |
номер
квартиры (комнаты) |
База данных расположения АТС на территории
города
| Имя поля |
Тип и
размер |
Назначение |
| PHONE |
S3 |
номер кода
АТС (первые 2...3 цифры номера телефона) |
| USER |
S20 |
расположение
АТС |
Программу "Электронный
секретарь" в комплекте с устройством
определения номера звонящего абонента можно
приобрести в компании "АЛЬФА ТЕЛЕКОМ" по
адресу:
620027, Екатеринбург, ул.Свердлова, 11-А, офис 340
часы работы: с 9 до 18 без перерыва.
Тел./факс: (3432) 53-28-53, 53-28-52
Можно сделать заказ по e-mail
| Главная
страница |
alpha@mail.ur.ru
